Bereits seit Januar 2007 sind sie Pflicht, die Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails. Geschäftliche E-Mails wurden gesetzlich Geschäftsbriefen gleichgesetz, für die es diese Regelung seit langem gibt. Nur leider hat der Gesetzgeber die entsprechenden Gesetze so leise geändert, dass es einige Zeit dauerte, bis es sich herumgesprochen hatte.

Der Begriff "Geschäftsbriefe" wurde um ein kurzes "gleichviel welcher Form" erweitert, womit festgeschrieben war, dass die erforderlichen Pflichtangaben im geschäftlichen Briefverkehr nun auch für geschäftliche E-Mails gelten (§ 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG).

Inzwischen ist die E-Mail-Signatur am Fuß einer E-Mail nicht mehr wegzudenken. Mit einfachen typografischen Mitteln gestaltet oder aufwändiger ausgestattet mit Logobilddatei, enthält sie die vorgeschriebenen Pflichtangaben und gibt der Geschäftsmail eine besondere Note. Die Pflichtangaben müssen übrigens als Text und dürfen nicht als Bild eingefügt werden. Geschäftsliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös und fliegen möglicherweise gleich in den virtuellen Papierkorb. Viel schlimmer: wer die Vorschirft ignoriert, riskiert die Gefahr eines Zwangsgeldes oder einer Abmahnung. Gegen die Abmahnpraktik wendete sich 2009 zwar eine Onlinepetition, doch sie gehört wellenmäßig nach wie vor zum Onlinealltag.

Pflichtangaben nur für Kaufleute

Die Vorschriften für Geschäftsbriefe "gleichviel welcher Form" finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH- und Aktiengesetz. Somit gelten sie in vollem Umfang nur für Kapitalgesellschaften (GmbH und AG), eingetragenen Personengesellschaften (OHG und KG) sowie eingetragene Einzelunternehmer (e. K.).

E-Mail-Signatur für Kleinunternehmer und Freiberufler

Für Kleinunternehmer und Freiberufler gibt es derzeit keine Regelung für Pflichtangaben in Geschäftsbriefen. Die waren einmal in § 15b der Gewerbeordnung geregelt, der aber inzwischen entfallen ist. Dennoch ist auch Kleinunternehmern und Selbständigen dringend zu empfehlen, Namen, Anschrift und Erreichbarkeit unter ausgehende geschäftliche E-Mails zu setzen. Einerseits gibt es wahrscheinlich bald eine vergleichbare Regelung über eine EU-Richtlinie. Andererseits kann das Weglassen dieser Angaben gegenüber dem Endverbraucher eine unlautere Handlung nach § 5a des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen. Da lauert dann wieder die Abmahnfalle.

Welche Pflichtangaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen

Für Kleinunternehmer und Selbständige sind Name, Anschrift und Erreichbarkeit in der E-Mail-Signatur ausreichend. Eine GmbH z. B. ist verpflichtet, folgende Angaben einzufügen:

• Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft;
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft;
• die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.